Motivirani niskim stupnjem informatizacije poslovnih procesa u Bosni i Hercegovini, mladi tim firme Guinea d.o.o. Vitez, s dosta iskustva u programiranju, managementu i komunikaciji, odlučio se upustiti u poboljšanje praćenja i analize poslovnih procesa u privatnim i javnim društvima.

Mladen Kupreškić, Davor Kupreškić i Miroslav Stipović 2015. godine pustili su u upotrebu Aksis platformu koji obuhvata tri zasebna sistema i to: aksis.nabava, aksis.policija i aksis.logistika.

U okviru aksis.logistike razvili su mobilnu aplikaciju za putne naloge kojom se na jednostavan način radu organizacije može dati novi poticaj i poslovna prednost.

“Prva verzija aplikacije je izišla na tržište već 2015. godine i bila je to prva aplikacija koja je razvijena u firmi Guinea. Uvidjeli smo da vođenje putnih naloga, naloga za službeno putovanje i putnih računa predstavlja veliko opterećenje za administraciju svake organizacije, tako da smo te poslove digitalizirali, u okviru zakonskih mogućnosti, zadržavajući mogućnost ispisa svakog od naloga, s prethodno unesenim podatcima”, priča za portal Akta.ba Miroslav Stipović, jedan od vlasnika kompanije.

Aplikacija je skratila vrijeme potrebno za obradu podataka za najmanje 80 posto, dok su dodatni benefiti struktura i standardiziranost podataka, vrhunski analitički alati, te druge obavijesti vezane za upravljanje logističkim kapacitetima organizacije.

APLIKACIJA ZA SREDNJE I MALE FIRME

Shodno tome, prva iskustva korisnika su iznimno pozitivna, što ih je i ponukalo da dograde aplikaciju mobilnom android aplikacijom, koja je svojevrsni servisni modul administratorskoj aplikaciji.

“Ona pruža mogućnost vođena putnih naloga, radnih naloga, naloga za službeno putovanje, naloga za servis i drugih dokumenata koji su vezani za rad djelatnika na terenu ili vozača, odnosno djelatnika u transportnim uslugama. Na taj način se delegira unos podataka na krajnjeg korisnika, a administrator u uredu dobiva uživo podatke s aplikacija, uz lokacijske usluge, rute kretanja na interaktivnoj mapi, radne zadatke koji su obavljeni, i druge informacije koje su potrebne da bi se učinkovito upravljalo logističkim kapacitetima”, naglašava Stipović.

Na pitanje da li se korištenjem aplikacije može zaboraviti na silnu papirologiju, očitavanje kilometraže, te čuvanje računa prije i poslije odlaska na službeni put, naš sagovornik pojašnjava da to nisu mogli izbjeći budući da zakoni nalažu čuvanje računa uz nalog za službeno putovanje.

“Ipak, kroz aplikaciju je moguće ‘fotografirati’ račune, gdje će ih aplikacija pridružiti nalogu za službeno putovanje kojemu pripada, te će isti trenutak računovodstvo i financije imati te fotografije računa na raspolaganju za knjiženje, i prije nego se djelatnik vrati s puta.  Nadamo se da će uskoro doći do implementacije ‘digitalnog potpisa’ kako bi se papirologija istinski mogla svesti na najmanji mogući nivo. Očitanja kilometraže, prijeđeni put, zamijena rezervnih dijelova i guma, sve to se vodi kroz mobilnu aplikaciju i pohranjuje u bazu za daljnju obradu i analizu”, navodi on.

Inače, aplikacija je namijenjena firmama koje imaju vozni park i djelatnike na terenu, posebno srednje i manje firme koje ne mogu sebi priuštiti skupa softverska rješenja, te nemaju ljudskih kapaciteta koji bi vodili svu navedenu papirologiju “pješke”, kako sada radi većina organizacija.

Također, ciljna skupina su i  firme koje cijene preciznost, transparetnost i odgovornost, jer na ovaj način se uživo upravlja kapacitetima, te se olakšava analiza produktivnosti, isplativnosti određenog transporta ili pružanja određene usluge.

Ovisni troškovi se odmah unose u radni nalog, poput utrška materijala, radnih sati, uz prijeđene kilometre iz putnog naloga, i naloga za servis koji se vodi radi rentabilnosti voznog parka, može se doći do jedinične cijene određene usluge koja je pružena na ternu ili unutar organizacije, kao i do internog troška kojeg je neka aktivnost generirala. 

FUNKCIONALNOSTI APLIKACIJE​​​​

Aplikacijsko okruženje se sastoji od Aksis desktop aplikacije, te Aksis Android nativne aplikacije.  Aksis desktop aplikacija sadrži forme obrade podataka, te interaktivnu mapu pregleda aktivnosti djelatnika i vozila na terenu, posade u kretanju, na servisima, u obavljanju drugih aktivnosti poput dostave robe, ili odrađivanja određene usluge.

Mobilna aplikacija sadrži: Putne naloge tipa PN1, PN2, PN3 i PN4, Nalog za službeno putovanje, Radni nalog.

Aplikacija pri logiranju prepoznaje korisnika, te „povlači“ šifarnike i druge predunešene stavke, tako da korisnik većinu unosa bira informacije, umjesto da ih ukucava u aplikaciju. Također, iz aplikacije ima pristup fotoaparatu mobitela kojim može bilježiti potrebne informacije s terena, ili fotografirati račune i druge dokumente koje je neophodno digitalno arhivirati.

Sve to se “uživo” sinkronizira s desktop aplikacijom, a u slučaju da korisnik nema internet, iz određenog razloga, sve se sprema u bazu na mobilnoj aplikaciji, te se isporučuje kada internet veza opet postane dostupna. Također se isporučuju i podatci o lokaciji, odnosno, ruti kretanja i obavljanja zadataka.

Na taj način je izbjegnuta mogućnost gubitka podataka usljed nedostupnosti interneta.

Kako bi kroz primjer objasnio isplativosti i ubrzanje poslovnih procesa koji dolaze korištenjem aplikacije, Stipović simulira situaciju da, na primjer deset djelatnika treba krenuti na određene radne zadatke. Po dva djelatnika u timu, to je pet vozila koji automatski generiraju deset dokumenata. Pet radnih naloga, te pet putnih naloga. Ako idu na višednevne radne zadatke, to su i nalozi za službena putovanja, te putni računi, kao izvedeni dokumenti.

“Dakle, jako puno administratovnog posla. Da bi ispravno kreirali te dokumente na papiru, kemijskom olovkom, potrebno vam je minimalno 15 minuta po dokumentu. Iz tog proizilazi da pet timova utroši minimalno 150 minuta na administrativni posao, ne računajući vrijeme za obradu tih informacija u središtu firme, od strane računovodstva i financija. Dakle, gubitak vremena iznosi dva i pol sata dnevno, na desetak djelatnika, i opet se dobiju neuporabljivi podatci koji služe samo poreznoj upravi i inspekcijama, a sama organizacija nema gotovo nikakve koristi od tako napisanih podataka. Da bi bili korisni, moralo bi ih se digitalno ponovo unositi, što je iscrpljujući posao, bez jasne isplativosti”, ističe on.

Dodaje da će digitalnim unosom podataka, pet timova kreirati navedene dokumente u roku 15minuta kumulativno svi, te će administrator, odnosno pretpostavljeni imati isti trenutak predočene podatke na aplikaciji tko gdje ide, kojim vozilom, tko je u timu s kim u kojem vozilu, koje imaju radne zadatke, tijekom dana ako nešto rade i servisiraju, koji su materijal utrošili, lokacije kretanja djelatnika na interkativnoj mapi, te analitičke podatke kroz posebno kreirani business inteligence alat.

POVEĆANJE PRODUKTIVNOSTI ​​

Inače, za pravilan unos podataka za putni i radni nalog kroz mobilnu aplikaciju nije potrebno više od dvije minute.

Istovremeno u radnom nalogu mogu raditi četiri djelatnika, od kojih je jedan vođa tima, koji pokreće radni nalog kroz android aplikaciju, a do tri djelatnika se mogu „pridružiti“ tom radnom nalogu, što bi činilo tim od četiri osobe. Ako rade odvojene poslove, svaki može voditi radni nalog za sebe.

Dakle, kada je riječ o koristima android i desktop aplikacije kod potencijalnih korisnika, onda su funkcionalnost, isplativost, ubrzanje poslovnih procesa kod korisnika, smanjenje vremena potrebnog za unos podataka, povećanje produktivnosti i dovođenja transparentnosti u organizaciju, samo neke od prednosti njenog korištenja.

“Da bi povećanje produktivnosti bilo moguće, potrebno je pikupljanje podataka, te izvođenje zaključaka iz prikupljenih podataka, te otklanjanje neučinkovitih praksi. Ako se podatci prikupljaju na prezentirani način, analizu je mouće provesti u kratkom roku, s velikom točnošću. Nakon analize možemo pristupiti ispravljanju neučinkovitih praksi te povećati produktivnost,” napominje on, dodajući da smanjenje administrativnog posla ljudi na terenu diretno utječe na produktivnost i može se kvantitativno izraziti kroz radne sate.

Podcrtava da je transparetnost također bitan faktor u modernim organizacijama jer se odnosi uređuju na način da je, prema ovlastima, pristup velikoj količini informacija omoguće, te se vide radni sati, prijeđeni kilometri, količina pruženih usluga i odrađenih poslova, te se prema tome može diferencirati kvalitet timova, njihov angažman, a moguće je i donositi odluke „u hodu“ jer se podatci prikupljau u frekvenciji od jedne minute, tako da „logističar, ili koordinator“ može preraspodijeliti resurse, usmjeriti na drugi zadatak ili uputiti u drugom pravcu, ako su se okolnosti na terenu promijenile.

Za kraj, ono što je posebno bitno je da aplikacije objedinjuje sve navedene unose, te ih analizira prema već razvijenim analitičkim alatima.

“U slučaju da korisnici imaju posebne potrebe, imamo mogućnost razvoja analitičkih alata iz postojećih podataka u najkraćem roku”, zaključuje Stipović.

S.B.